การเตรียมความพร้อมก่อน พรีเซ้นต์งาน เป็นสิ่งที่พนักงานมืออาชีพทุกคนควรทำ เมื่อพูดถึงพนักงานออฟฟิศทุกบริษัทย่อมมีการพรีเซ้นต์งานเกิดขึ้นทั้งนั้น การพูดบางครั้งอาจตัดสินชีวิตเราได้เลยทีเดียว เช่น การขายงานลูกค้า การเสนอโปรเจกต์ใหม่ให้บอส ต้องมานั่งลุ้นว่าลูกค้าจะชอบมั้ย บอสจะอนุมัติให้ทำหรือเปล่านะ แต่จะดีกว่าถ้าเรารู้หลักการพรีเซ้นต์งานที่ทำให้คนฟังประทับใจได้ตั้งแต่แรกเริ่ม

มาดู 7 เทคนิค พรีเซ้นต์งาน ที่พนักงานมืออาชีพทุกคนต้องรู้!

จัดโครงสร้างในการเล่า

      การวางโครงเรื่องให้น่าสนใจ จะต้องกระชับและมีความเกี่ยวข้องกับผู้ฟัง ดังนั้นอะไรที่ไม่เกี่ยวข้องและไม่จำเป็นก็ให้ตัดออกไป ดีกว่านำมาพูด เพื่อสร้างพลังการโน้มน้าวผู้ฟังได้ต่อเนื่องและโดนใจ

เข้าประเด็นเด็ดให้ไว

      ต้องคิดอยู่เสมอว่าทุกนาทีมีคุณค่า อย่าให้ผู้ฟังต้องเสียเวลาฟังสิ่งที่ไม่จำเป็น ดังนั้นทุกคำพูดต้องมีประโยชน์ การเลือกใช้คำ หรือประโยคในการเล่าต้องมีสติในการไตร่ตรอง รอบคอบ ทำให้เข้าใจประเด็นหลักที่ต้องการจะสื่อได้อย่างรวดเร็วและน่าสนใจ

*ควรระวังการเล่าเรื่องออกนอกประเด็น เพราะนากจากจะทำให้ผู้ฟังเสียเวลาโดยไม่จำเป็นแล้ว ยังก่อให้เกิดความเบื่อหน่ายระหว่างการรับฟังด้วย

พูดแต่ประโยชน์ของผู้ฟัง

      ลองนึกภาพดูว่าหากคุณกำลังฟังใครคนหนึ่งพูดเริ่มต้นด้วยประโยคที่ว่า ผมมีความรู้สึกดีใจที่ได้รับโอกาสมายืนตรงนี้ ผมเองเคยทำงานในบริษัทแห่งนั้นมาก่อน บริษัทที่ถือว่าเป็นอันดับหนึ่งที่มียอดขายสูงสุดในประเทศ บลาๆ ยาวกว่าสิบนาที คุณก็คงรู้สึกเบื่อตั้งแต่นาทีแรกที่มีใครมาพูดถึงอัตชีวประวัติของตัวเองให้เราฟัง

      การพูดที่มีศักยภาพและตรงใจผู้ฟัง สามารถโน้มน้าวให้เกิดผลเกินความคาดหมายมานักต่อนัก ขอเพียงใส่ใจแก่นเล็กๆ ที่ว่า อย่าเอาเราเข้าว่า อย่ามุ่งหน้าใส่สาระ เพราะการเอาเราเข้าว่านี้ จัดเป็นการสื่อสารด้านเดียวที่ไม่ได้ก่อประโยชน์ใดๆ นอกจากจะน่าเบื่อแล้วยังถือเป็นอุปสรรคชิ้นโตที่ขวางทางในการพูดโน้มน้าวเพื่อบรรลุเป้าหมาย

เตรียมทุกอย่างให้ผู้ฟัง

      องค์ประกอบของการทุกอย่างที่เตรียมไปจะเป็นตัวช่วยเล่าเรื่องทั้งหมดในสิ่งที่ผู้ฟังต้องการ การจัดเตรียมบทพูดที่ดีจึงต้องระมัดระวังการกล่าวถึงตนเองมากเกินไป เพราะสิ่งที่ชวนให้รู้สึกเบื่อก็คือการนั่งฟังเรื่องไร้สาระของผู้พูดนั่นเอง ลองนึกถึงตัวเองก็คงอยากจะได้ประโยชน์จากการฟังมากกว่าเสียเวลานั่งฟังเรื่องไร้สาระเป็นแน่แท้

จัดวางความสอดคล้อง

      สร้างแม่แบบของการพูดด้วยการจัดโครงสร้างล้อมรอบแก่นหัวใจหลักเพื่อสร้างการพูดที่กระชับ ไม่ยืดยาด ไม่หลงประเด็นจนออกทะเลไปไกล จำสามประโยคนี้ไว้ เปิดด้วยมนตร์สะกด – เล่าให้กระจ่าง – ปิดอย่างกระแทกใจ

สร้างโครงเรื่องให้มีเสน่ห์

การสร้างโครงเรื่องเพื่อเตรียมพรีเซ้นต์งาน ควรแบ่งเป็นหัวข้อย่อยๆ ดังนี้

1. Introduction สร้างประเด็นกระตุกความสนใจเมื่อแรกเริ่ม
2. Narration เล่าเรื่องแบบมีแก่นของเรื่อง ด้วยลำดับที่เข้าใจง่าย
3. Division เปิดเผยข้อมูลที่ศึกษามา ไม่เกิน 3 ประเด็น
4. Proof สนับสนุนด้วยหลักฐาน
5. Anticipating เตรียมคำตอบไว้เพื่อคำถามต่างๆ ที่จะเกิดขึ้น
6. Conclusion ทำให้ผู้ฟังจดจำได้มากที่สุด

หลีกเลี่ยง Bad Start และ Bad Ending

Bad Start

คำพูดเหล่านี้ควรหลีกเลี่ยงให้ไกลเมื่อต้อง พรีเซ้นต์งาน

“สิ่งที่ต้องพูดในวันนี้ เพิ่งรู้ตัวล่วงหน้าเมื่อคืน”

เพราะลักษณะการออกตัวก่อนเช่นนี้ชี้ให้เห็นถึงความไม่เตรียมพร้อม และไม่เป็นมืออาชีพ

“ผมต้องขออภัยก่อนนะครับ เรื่องที่พูดนี้อาจจะผิดพลาดเล็กน้อย”

เพราะการกล่าวขออภัยแสดงถึงความไม่แน่ใจสิ่งที่กำลังพูด

“ผมรู้สึกเหมือนเด็กผู้น้อยที่มาพูดกับผู้มากประสบการณ์”

การถ่อมตัวเป็นเรื่องที่ดี แต่ต้องระวังการถ่อมตัวที่มากจนเกินไป จนอาจส่งผลกระทบต่อความน่าเชื่อถือด้วย

“เช้านี้ฝนตกเดินทางลำบากมากเลยค่ะ กลัวจะมาไม่ทันเลยต้องลงจากรถมาต่อมอเตอร์ไซค์”

เพราะอารัมภบทถึงสภาพอากาศและการเดินทางก่อนจะขึ้นพูด เป็นปัจจัยที่ลดทอนความน่าสนใจของเรื่องราวที่กำลังจะสื่อสาร

Bad Ending

คือ การกล่าวจบที่ไม่ทรงพลังหรือมีประสิทธิภาพเพียงพอที่จะให้คนจดจำ เปรียบได้กับฉากละครที่จบแล้ว แต่ไม่ปัง เช่น “ขอสิ้นสุดแต่เพียงเท่านี้” พูดจบก็เดินจากไปทันที หรือ “หวังว่าทุกท่าจะได้รับสาระไม่มากก็น้อย” หรือการกล่าวขอโทษและขอบคุณซ้ำบ่อยครั้งจนเกินความพอดี

หากลองนำเทคนิคเหล่านี้ไปพรีเซ้นต์งานในรูปแบบอื่นๆ เช่น งานเขียนบทความ สารคดี หรือสื่อโฆษณาใดๆ ก็ตาม เพราะสุดท้ายแล้ว ความเข้าใจจะขึ้นอยู่กับผู้ฟังหรือผู้อ่านนั่นเอง หากพวกเขาเข้าใจความหมายของประเด็นที่เราต้องการสื่อ นั่นหมายความว่าคุณสามารถโน้มน้าวจิตใจได้แล้ว!

บทความนี้มาจากเพจ : Amarin books